La felicidad en el trabajo - reseña crítica

Ser más productivos, estar más motivados, ser más felices. Marie Kondo y Scott Sonenshein enseñan cómo hacer todo esto a través del orden en el trabajo. Comenzando por el espacio físico y continuando por el área digital, el tiempo, los contactos y las reuniones, ¡todo influye!

¿Por qué ordenar?

Muchas personas acumulan cosas, y más cosas, sobre el escritorio de su trabajo. Conviven con el desorden, volviéndose menos productivos y más depresivos en su ambiente laboral.

Según Marie Kondo, en la década del 90 aparecieron varios estudios que reflejaron esto: un escritorio desordenado baja la eficacia, causa actitudes negativas, disminuye la felicidad y anula la motivación.

Ella misma puede ratificar esto. Cuando se animó a ordenar su espacio de trabajo, dejando solo su teléfono y su ordenador, se sintió más feliz. A mediano plazo, también consiguió aumentar sus ventas.

Si no lo hacemos de una vez por todas, corremos el riesgo de entrar en el círculo vicioso del desorden. Una vez allí, aturdimos al cerebro por la sobrecarga de cosas que hay alrededor y perdemos nuestra sensación de control, dejando de lado nuestra capacidad de decidir.

Solo ten en cuenta que ordenar el espacio físico, como el escritorio, no alcanza. Si queremos que el trabajo nos dé plena alegría, también debemos ocuparnos del aspecto no físico, como el digital. Tener cientos de mails sin responder o muchos programas sin utilizar es nocivo.

Si recaes siempre en el desorden...

Al aplicar esta idea de tener el espacio de trabajo ordenado en su vida personal, Kondo comenzó a transmitírsela a sus clientes.

Pero no todos lograron mantener este cambio en el tiempo. Varios sufrieron recaídas y volvieron al desorden. ¿Por qué?

Para ella, la diferencia entre quienes consiguen sostener el orden y los que no está en “su actitud al empezar el curso”. Los que lo logran tienen la iniciativa de transformar su vida a través de su trabajo, buscando felicidad.

En cambio, los que esperan que otros ordenen por ellos terminan cediendo con el transcurso de los meses.

La autora sostiene que la clave en este sentido es imaginarnos con lujo de detalles cómo será toda nuestra jornada laboral cuando terminemos de ordenar.

Dentro de esa imaginación tenemos que incluir tres elementos:

• El entorno físico.
• Tu comportamiento.
• Tus sentimientos.

Ahora, a la hora de ordenar no es necesario desechar absolutamente todo. Kondo explica que debes conservar estas tres cosas:

• Las cosas que te generan alegría.
• Las cosas que tienen utilidad y te ayudan a desempeñar tu trabajo.
• Las cosas que te aportarán alegría en el futuro.

Ordenar el espacio de trabajo

La autora inicia por el espacio físico de trabajo. El primer paso para tenerlo ordenado es encargarte de tu propio lugar, sea un cubículo o un despacho. Es lo más básico de todo.

A la vez, si trabajas en tu casa, debes tener separados los objetos relacionados con el trabajo de los personales.

El orden debería ser el siguiente, respetando cada categoría:

• Libros.
• Papeles.
• Komono (artículos varios).
• Objetos con valor sentimental.

Con los papeles deberías cumplir estas reglas para no sufrir una recaída:

1. Clasifica todos los papeles, hasta la última hoja.
2. Guarda tus papeles en posición vertical.
3. Crea una caja de papeles pendientes.

Por otra parte, a los komono los puedes dividir en varias subcategorías:

• Material de oficina.
• Komono eléctricos y electrónicos.
• Komono propios de la profesión.
• Artículos de cuidado personal.
• Comida.

Hecho todo esto, hay que elegir dónde guardar las cosas que te dan alegría:

1. Designa un sitio para guardar cada objeto y almacena por categorías.
2. Utiliza cajas y guarda las cosas en posición vertical.
3. Por norma, no guardes nada encima de la mesa.

Ordenar el espacio de trabajo digital

Aquí aparece Scott Sonenshein, que enseña a cómo administrar nuestra vida digital. Desde controlar el correo electrónico hasta ordenar los archivos del teléfono móvil.

Si realmente deseas tenerla cuidada, debes ir categoría por categoría de esta área no física:

1. Los documentos: empieza por la carpeta “Documentos” de tu computadora, donde probablemente estén la mayoría de los archivos, y sigue por el Escritorio. Si un documento no lo necesitas para trabajar, ni te sirve como guía a futuro ni te da alegría, bórralo.
2. Los correos electrónicos: el autor recomienda que te limites a conservar solo lo que necesitas para el futuro y que archives los correos en un número razonable de carpetas, en lo posible menor a 20.
3. Las aplicaciones del teléfono móvil: revisa tus aplicaciones una por una preguntándote si es necesaria, si te ayuda a trabajar mejor o si te genera alegría. Si no lo hace, deshazte de ella.

Ordenar el tiempo

El problema de no saber decir que no y cargar mucho nuestra agenda es que ella termina controlándonos.

A varios les sucede que agregan a sus rutinas cosas que los hacen felices para compensar las que no disfrutan. Así terminan exhaustos, descuidando su vida personal.

“La clave para aumentar la alegría en el trabajo reside en dedicar más tiempo a las actividades que generan alegría y menos a las que no”, dice Sonenshein.

Lo que puede ayudarte a salir de esto es agrupar tus tareas para ser consciente de qué manera gastas tu tiempo. Y en vez de cuestionarte cuáles deberías eliminar, presta atención a cuáles quieres mantener.

La mayoría de las personas conviven con tres tipos diferentes:

1. Tareas principales.
2. Tareas relacionadas con proyectos.
3. Tareas necesarias para el desarrollo profesional.

Deberías dejar de hacer todas las tareas que cumplan con alguno de los siguientes tres filtros: no es necesaria para trabajar, no ayuda a futuro ni da alegría.

Ordenar las decisiones

Tomar muchas decisiones agota y genera malhumor, que se traslada del trabajo al hogar.

Sonenshein divide a las determinaciones en tres tipos, según el riesgo que conllevan:

• Decisiones de riesgo bajo, que necesitan poco esfuerzo.
• Decisiones de riesgo medio, que piden más reflexión que las de bajo riesgo y ocurren mucho más a menudo que las de alto.
• Decisiones de riesgo alto, que requieren mucha atención de nuestra parte.

Aquí el proceso es similar a los anteriores. Debes empezar preguntándote qué elecciones son merecedoras de tu tiempo y energía.

En general, las de bajo riesgo no ameritan ninguno de los dos aspectos. Muchas las hacemos de forma automática, casi sin darnos cuenta.

“Si tomar la decisión es crucial para el trabajo que haces, si te va a ayudar a acercarte más a tu ideal de vida profesional o si te proporciona alegría, consérvala”, explica el autor.

Ordenar tu red de contactos

Crear una red de contactos no significa aceptar a todo el mundo en Facebook, Instagram, LinkedIn, Twitter o los correos electrónicos.

Es cierto, nos sentimos bien cuando aumentan nuestros seguidores. Pero eso solo significa que acumulamos muchos contactos.

Sonenshein cuenta que lo que tenemos que hacer es construir una red de contactos que nos dé alegría. Menos seguidores, pero más fieles, dispuestos a escucharte y ayudarte y viceversa.

Para hacer un filtro de contactos, recurre a las preguntas que ya conoces: ¿Con qué clase de personas quiero compartir mi tiempo? ¿Necesito este contacto para mi trabajo? ¿Qué contactos me dan alegría?

Si alguien no encaja en alguna de esas categorías, bórralo —o al menos siléncialo— de tus redes sociales. “En el futuro, date permiso para ser selectivo con tus contactos”, agrega el autor.

Al mismo tiempo, para desarrollar contactos de calidad, la condición más importante es estar presentes y ayudar al resto a que hagan su trabajo lo mejor posible.

Ordenar las reuniones

Si bien, en ocasiones, las reuniones pueden resultar fastidiosas, las necesitamos. Allí aparecen ideas nuevas, aprendemos de los demás y colaboramos por un bien común.

“Cuando dirigimos reuniones bien organizadas o participamos en ellas, es mucho más fácil experimentar alegría en el trabajo”, señala Sonenshein.

Los inconvenientes aparecen cuando son mal conducidas. Cortan la productividad, nos consumen emocionalmente y nos quitan la alegría en el ambiente laboral.

Pero si reducimos la cantidad de reuniones que llevamos a cabo y las hacemos más cortas, la productividad se potencia exponencialmente.

El autor nos invita a pensar cómo sería nuestra reunión ideal. ¿Qué es lo que queremos obtener de ella?

Luego, debemos agrupar todas las reuniones que tenemos o hemos tenido. ¿Realmente sirvieron para nuestro trabajo? ¿Nos acercaron a nuestra vida profesional ideal? ¿Nos brindaron alegría?

Si alguna de las condiciones no se cumplió, tenemos que eliminar esas reuniones.

Por otro lado, el autor ofrece una serie de indicaciones para asistir a una junta:

1. Asiste, pero de verdad.
2. Acude preparado.
3. Guarda tus dispositivos electrónicos.
4. Escucha… ¡de verdad!
5. Di lo que tengas que decir.
6. No hagas daño.

Ordenar los equipos

Cuando los equipos en los que trabajamos no son alegres, se torna muy difícil vivir la felicidad en el ambiente laboral.

Sin embargo, para Sonenshein, podemos cambiar esa realidad aun sin ser jefes o encargados.

Nuevamente, debemos idealizar cómo sería nuestro equipo de trabajo ideal.

Para esto hay que tener en cuenta que los grupos pueden presentarse de dos maneras distintas: los principales de trabajo, que son grupos permanentes organizados, y los de proyecto, que se crean por una razón puntual y son temporales.

Después llega el turno de poner a los equipos en un montón y hacerles preguntas: ¿Es el equipo necesario para nuestro puesto? ¿Nos ayuda a conquistar nuestra vida profesional ideal? ¿Nos da alegría?

Hecho esto, debemos separarlos en dos. Por un lado, los que cumplen con algunos de estos requisitos, y por el otro, los que hay que mejorar.

Desafortunadamente, no es posible deshacernos de algún grupo porque, de una forma u otra, todos aportan algo.

Compartir la magia del orden

Si ya organizaste tu trabajo, tanto en el aspecto físico como en el no físico, conseguiste tener el control sobre tu vida profesional.

Ahora es momento de compartir lo aprendido con los demás.

Sonenshein cuenta que “hay pequeños actos que pueden promover cambios sorprendentemente grandes en una organización. Nunca pienses que no eres lo bastante importante para mejorar las cosas. ¡Lo eres! Solo sé realista”.

El orden que has adquirido seguramente motive a tus compañeros a ser más ordenados. Probablemente, el primer cambio que adopten será el de tener un escritorio armonioso.

Pero lo importante es que enseñes. Cuéntales cómo organizas tus correos electrónicos o cómo evitas quedarte atascado tomando decisiones. Si desarrollas relaciones de calidad con ellos, con el tiempo abrazarán tus ideas.

Cómo generar incluso más alegría en el trabajo

Para finalizar, Kondo comparte qué puntos considera y qué cosas realiza para que su trabajo le dé más alegría todavía.

Entre los consejos más destacados sobresale que “cuidar de lo que conservamos mejora nuestro rendimiento laboral” porque “transmitimos unas vibraciones distintas”, positivas.

Además, explica que no tenemos que ver el acto de ordenar como una obligación. Deberíamos apreciarlo como “una actividad creativa que generará alegría en nuestro espacio de trabajo”. Así, estaremos complacidos por hacerlo.

Por último, recomienda disfrutar el proceso de construir una vida profesional alegre.

“Trabajar consiste en acumular experiencias. Trabajando, evolucionamos. Nada es siempre excitante desde el primer momento”, concluye la autora.

Notas finales

Organizar nuestra vida profesional trae alegría en nuestro trabajo, trasladándose a nuestra vida personal. Marie Kondo y Scott Sonenshein elaboraron una interesante guía explicando cuáles son las claves de esta idea de orden.

Estimulan la felicidad en el área laboral señalando los efectos positivos que acarrea ordenar, como aumentar la productividad y la motivación.

Además, cuentan que hay que darle importancia tanto al orden físico como al que no lo es.

El primero es el más evidente, el espacio de trabajo. En cambio, lo no físico incluye el espacio de trabajo digital, el tiempo, las decisiones, la red de contactos, las reuniones y los equipos.

Pero lo que aportan en “La felicidad en el trabajo” no sirve solo a nivel individual, sino que también muestran cómo podemos hacer para que nuestros compañeros se atrevan a seguirnos.

Consejo de 12min

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